Onduidelijke rolverdeling bron voor conflicten
Bijna in iedere opdracht die ik uitvoer is de relatie tussen subsidiegever en subsidieontvanger verstoort. Onderdeel van mijn opdracht is dan vaak om die relatie te verhelderen en te verbeteren. Hoewel er verschillen zijn in de wijze waarop de verstoorde relaties zich uiten, komen de oorzaken en de oplossingen veelal overeen.
Een eerste oorzaak is een onduidelijke rolverdeling. Als de rolverdeling tussen subsidiegever en subsidieontvanger niet duidelijk is, is de kans groot dat er conflicten ontstaan. Het is goed om in overleg beleid en uitvoering op elkaar af te stemmen, maar wel duidelijk vanuit ieders rol. De stelregel is dat de subsidieverstrekker het beleid bepaalt en dat de subsidieontvanger bepaalt hoe de afgesproken dienstverlening gerealiseerd wordt. Fricties ontstaan veelal als beide partijen zich niet aan deze rolverdeling houden. Dat kan gebeuren met de beste bedoelingen, maar staat een zuivere rolverdeling en goede relatie in de weg.
Voorkom hybride sturing
Subsidiegevers hebben nogal eens de neiging om zowel op de bedrijfsvoering als de resultaten en de effecten te willen sturen en afrekenen. Dan ontstaat er een hybride sturing die op verschillende onderdelen van het proces stuurt; op kosten (input), op activiteiten, op resultaten en op effecten. Het gevolg daarvan is dat de sturing juist verslechtert. Het is namelijk onduidelijk waar nu echt op gestuurd wordt en de verschillende eisen zijn vaak strijdig met elkaar. Bovendien neemt de regeldruk bij beide partijen toe. De subsidiegever stelt meer voorwaarden en moet meer controleren, de subsidieontvanger moet meer rapporteren.
De kans op conflicterende voorwaarden neemt daarmee toe. Zeker als financiële afspraken gemaakt worden over zowel kostensoorten (input) als over diensten (output) ontstaan er fricties. De algemene stelregel is dat je stuurt op input of op output, niet op beide. En dan heeft het de voorkeur om te sturen op resultaat omdat daarmee een rechtstreekse relatie te leggen is met het beoogde effect. Het motto is: sturen op resultaat, koersen op effect.
Rolverdeling; schoenmaker blijf je bij je leest
Hybride sturing komt vaak voort uit onvoldoende vertrouwen in de subsidieontvanger en behoefte om meer grip te krijgen op de organisatie. Het gaat echter niet om grip op de organisatie, maar om het bereiken van maatschappelijke doelstellingen. En daarvoor is grip nodig op de diensten die geleverd worden en inzicht in de maatschappelijke effecten die deze diensten hebben.
Meer bemoeienis, meer verantwoordelijkheid
Wanneer subsidiegevers uitgebreidere eisen stellen aan de wijze waarop de diensten gerealiseerd wordt, neemt bovendien hun verantwoordelijkheid voor de organisatie toe. Bemoeienis met de bedrijfsvoering kan ertoe leiden dat de subsidiegever op die verantwoordelijkheid aangesproken wordt. Dat kan door de gesubsidieerde instelling, door de politiek (gemeenteraad) of de media. Dat brengt voor de subsidiegever risico’s met zich mee, niet alleen financieel, maar ook politiek-bestuurlijk. Een ander risico is dat ingrijpen in de organisatie juist leidt tot disfunctioneren van de organisatie omdat er geen eenduidige sturing is. Kort gezegd neemt met toenemende sturing op de bedrijfsvoering door subsidieverstrekkers ook de verantwoordelijkheid toe en daarmee de risico’s.
Een andere valkuil is dat de subsidieontvanger het beleid van de subsidieverstrekker op gaat stellen. Dan bedenkt de subsidieontvanger waarvoor zij subsidie moet krijgen en hoeveel. Het is de slager die zijn eigen vlees keurt. Dit gaat voorbij aan de primaire verantwoordelijkheid van de subsidiegever, namelijk beleid maken.
Bij het stellen van voorwaarden aan de subsidieontvanger is het raadzaam goed na te gaan of deze nut hebben. Hieronder staan een aantal controlevragen die men zich kan stellen. U raadt het al, bij één of meer keren “nee” is het maar de vraag of het verstandig is om de voorwaarde te stellen.
De voorwaarde die de overheid stelt:
- Draagt de voorwaarde bij aan het verbeteren van de prestaties?
- Is de kans klein dat de voorwaarde leidt tot ‘pervers’ of opportunistisch gedrag?
- Worden er sancties genomen bij het niet voldoen?
- Wordt de voorwaarde niet op een andere manier afgedwongen, bijvoorbeeld via een wet, een CAO of certificering?
- Wegen de kosten van de beantwoording op tegen het ‘niet weten’?
- Is het de verantwoordelijkheid van de subsidiegever?
- Neemt de verantwoordelijkheid voor de organisatie niet toe?