Sturen op resultaat, koersen op effect

Het sturingsmodel ‘sturen op resultaat, koersen op effect©’ is een instrument om tot betere afspraken en afstemming te komen tussen een opdrachtgever en opdrachtnemer. Het model bouwt voort op bestaande modellen, maar maakt een scherpere taakverdeling tussen de opdrachtgever en opdrachtnemer. Het combineert harde afspraken over resultaten (dienstverlening) met het monitoren en bespreken van effecten. Consequent toegepast kan het model een forse vermindering van de werklast voor beide partijen opleveren en de relatie aanzienlijk verhelderen en verbeteren. Minder moeite, betere sturing.

Kenmerken sturingsmodel

Het model bouwt voort op de veelgebruikte planningscyclus en het procesmodel. Kenmerkend voor het sturingsmodel is:

Maatschappelijke doelstellingen staan centraal, niet de organisatie of bedrijfsvoering.
Financiering op basis van resultaten (kwaliteit, kwantiteit en prijs).
Scherp onderscheid in verantwoordelijkheden tussen opdrachtgever en opdrachtnemer.
Koppeling van afrekenbare resultaten aan evaluatie en bijstelling van doelstellingen.
Evaluatie en bijstelling op basis van eerder vastgesteld beleid.

Planningscyclus uitgebreid

Het sturingsmodel ‘sturen op resultaat, koersen op effect’ volgt de bekende planningscyclus: plannen, doen, evalueren en bijstellen. Het plannen loopt van beleid met doelstellingen naar het toekennen van middelen (in onderstaand schema van rechtsboven naar linksboven). Daarna volgt het ‘doen’ dat begint bij het inzetten van middelen en het uitvoeren van activiteiten die leiden tot resultaten (goederen en diensten). Die resultaten hebben vervolgens effecten in de samenleving. In het schema van linksonder naar rechtsonder. Na afloop van het ‘doen’ en het optreden van effecten volgt de evaluatie en het bijstellen van het beleid. Dat is de blauwe pijl rechts.

Rolverdeling opdrachtgever - opdrachtnemer

Het sturingsmodel maakt ook de rolverdeling tussen opdrachtgever en opdrachtnemer inzichtelijk. Beleid met doelstellingen en beoogde effecten zijn het domein van de opdrachtgever (het blauwe vlak). De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het opstellen van het beleid dat de kaders biedt voor het aanbod van de opdrachtnemer. De opdrachtgever bepaalt het beleid, al zal dat wel vaak in afstemming met de opdrachtnemer gebeuren.

De opdrachtnemer doet vervolgens een voorstel waarbij deze omschrijft wat er geleverd kan worden tegen welke prijs met welk (beoogd) effect. Samen maken de opdrachtgever en opdrachtnemer afspraken over de te leveren resultaten (diensten), de overeenkomst (het groene vlak). De opdrachtnemer is vervolgens verantwoordelijk voor de realisatie van de producten. De realisatie en de bedrijfsvoering is het domein van de opdrachtnemer (het rode vlak). Op de resultaat-afspraken wordt door de opdrachtgever gestuurd en afgerekend. Dat is sturen op resultaat.

De overeenkomst geeft bovendien aan op welke wijze de resultaten en de effecten worden gemonitord en geëvalueerd. De opdrachtgever koerst immers op een vooraf bepaald gewenst maatschappelijk effect. De behaalde effecten worden gezamenlijk besproken door de opdrachtgever met de opdrachtnemer. Waar nodig stelt men de plannen bij. Dit noemen we koersen op effect.

Middelen en activiteiten

Middelen zijn al die zaken die nodig zijn om iets te produceren. Dat zijn bijvoorbeeld geld, machines, computers, data, advies, verbruiksmaterialen en natuurlijk arbeid. De opdrachtgever stelt meestal middelen ter beschikking in de vorm van geld. Soms wordt (een deel van) de middelen ‘in natura’ ter beschikking gesteld. Denk daarbij aan huisvesting of detachering van medewerkers. Van het geld dat de opdrachtnemer ter beschikking krijgt, koopt deze vervolgens middelen voor de productie van de afgesproken goederen en diensten. De Engelse benaming voor middelen is input.

Activiteiten zijn werkzaamheden waarbij met de beschikbare middelen iets geproduceerd wordt. Er wordt een auto in elkaar gezet, een les voorbereid, een tentoonstelling gemaakt, een gezinsplan ontwikkeld. De Engelstalige term is throughput.

Resultaten

Het resultaat is een directe uitkomst van de activiteiten. Een veelgebruikt synoniem is product. Producten of resultaten zijn weer onder te verdelen in tastbare producten oftewel goederen en in niet tastbare producten oftewel diensten.

Voor goederen, tastbare producten, is er een duidelijk onderscheid te maken tussen de activiteiten, het maken, en het eindproduct. Bij diensten is dat veel moeilijker. Daarbij overlappen een deel van de werkzaamheden het resultaat. Een les geven lijkt zowel een activiteit als een resultaat. Wat hierbij helpt is om de voorbereiding te onderscheiden van de uitvoering. Het opstellen van het lesprogramma is dan de voorbereiding en dus een activiteit. De les geven aan kinderen is dan het resultaat. Het resultaat is te omschrijven in kwaliteit (wat), kwantiteit (hoeveel) en prijs (geld). In het Engels heeft men het over ‘Output’ of ‘Result’.

Resultaten zijn beloofbaar en afrekenbaar, er kunnen harde afspraken gemaakt worden over wat er geleverd wordt tegen welke prijs. Vandaar dat resultaten de basis vormen van de afspraken tussen opdrachtgever en opdrachtnemer; ‘sturen op resultaat’.

Effecten

Effecten zijn het gevolg van een resultaat dat de opdrachtnemer levert. Als het goed is komen de effecten overeen met de doelstellingen die vooraf bedacht waren. Door kennis en ervaring kan men inschatten of een bepaald effect bereikt wordt. Of dat in de praktijk ook gebeurt is echter onzeker, doordat het afhankelijk is van meerdere factoren waar de opdrachtnemer minder invloed op heeft.

Over te behalen resultaten zijn goed afspraken te maken en is goed op te sturen. Met het optreden van effecten neemt de beheersbaarheid en voorspelbaarheid van het proces sterk af. Dat komt doordat de invloed van andere factoren toeneemt en de mogelijkheden om invloed uit te oefenen afnemen. Effecten vormen dan ook geen goede basis voor harde afspraken. Afrekenen op effecten is gecompliceerd en doorgaans af te raden. Wel is het raadzaam de effecten te monitoren in relatie tot de doelstellingen. Het monitoren van effecten en waar nodig doelstellingen bijstellen is ‘koersen op effect’.

Het directe effect is wat er meteen gebeurt nadat het resultaat (product) geleverd is aan een persoon of organisatie. Een nieuwkomer begrijpt de Nederlandse taal beter, een kind kan zwemmen na zwemlessen, iemand met schulden komt na schuldhulpverlening van een lening af. Vaak wordt ook de Engelse term ‘outcome’ (uitkomst) gebruikt.

Indirecte effecten zijn alle verwachte en onverwachte gevolgen die veroorzaakt worden door de directe effecten. Vaak wordt het ook wel maatschappelijk effect genoemd of wordt de Engelse term ‘impact’ gebruikt. Denk bijvoorbeeld aan meer zelfredzame burgers doordat zij schuldhulpverlening gehad hebben of gezondere kinderen door een voorlichtingscampagne over gezond eten.

Directe en indirecte effecten kunnen gezien worden als een keten van oorzaak en gevolg. Effecten leiden dan weer tot andere effecten. Gezondere kinderen zorgen voor een daling aan gezondheidszorg en daarmee nemen de kosten voor de gezondheidszorg af.

Overigens hebben ook andere effecten invloed op het maatschappelijk effect. Denk bijvoorbeeld aan sporten en verplicht minder suiker in frisdrank dat ook de gezondheid van kinderen bevordert. Tenslotte hebben resultaten vaak meerdere gewenste en ongewenste effecten. Meer sportende kinderen maakt hen niet alleen gezonder, maar ook socialer. Minder suiker in frisdrank kan er toe leiden dat het beeld ontstaat dat “light” frisdrank minder schadelijk is voor de gezondheid waardoor er toch weer meer frisdrank gedronken wordt.

Monitoren, evalueren en bijstellen

Voorafgaand aan de werkzaamheden zijn er afspraken gemaakt over de wijze waarop de resultaten en effecten gemonitord en geëvalueerd worden. Na afloop van de werkzaamheden van de opdrachtnemer zijn er als het goed is resultaten behaald en worden er effecten zichtbaar. Deze resultaten en effecten kunnen dan afgezet worden tegen de vooraf gemaakte afspraken. Gezamenlijk evalueren opdrachtnemer en opdrachtgever de uitkomsten. Die uitkomsten kunnen aanleiding zijn tot bijstelling van de het beleid en de uitvoering (dienstverlening).